Mosselen van goede afkomst

Een begeleide fotowandeling rond overtuigend zakelijk communiceren

> meer info

Actiegericht formuleren: deze 6 basistechnieken zetten u op weg

Afbeelding actie

Het is apart werk soms,  schrijftrainingen geven voor een publiek dat schrijven eerder beschouwt als tijdverlies. Maar ik blijf er vrolijk bij. Want in die trainingen gaat het naast technieken om betere teksten te schrijven ook over technieken om efficiënter – lees sneller – te schrijven. En daar hebben de deelnemers wel oren naar, ook in technische omgevingen.

Zo was ik pas aan de slag met werfleiders uit de bouwsector. Het ging over actiegericht formuleren. Bekijkt u even de afspraken die we maakten tijdens die training via deze 6 basistechnieken om actiegericht te formuleren.

Trouwens: na de training zagen de mannen het schrijven al een pak beter zitten.


Krachtig overtuigen: denk ook aan de positionering en de visualisering

Een interessante test: vraag enkele collega’s om de nota te lezen die je net geschreven hebt. Vraag hen daarna de  belangrijkste inhouden te markeren en vergelijk dan hun markeringen. De kans is erg groot dat zij passages hebben gemarkeerd die voor jou minder belangrijk zijn. Of nog erger: misschien vindt elk al die collega’s wel andere dingen belangrijk.

Je mag het dan wel vergeten dat je tekst zal overtuigen, want de eerste voorwaarde daarvoor is dat de lezers het met je eens zijn over wat belangrijk is.

Meestal hanteren we tekstelementen om dat belang te onderstrepen: we schrijven dan ‘een essentieel aspect’, ‘een belangrijke conclusie’ of ‘we moeten daarbij in de eerste plaats oog hebben voor’. Maar we vergeten daarbij dat de formulering de minst in het oog springende techniek is om de essentie eruit te laten springen.

Ook al schrijven we ‘Een essentiële succesfactor is een directe communicatie met de vloer.’, de kans is klein dat zo’n mededeling gelezen wordt als ze verloren staat ergens halverwege in een lange alinea. Dat is verstoppertje spelen.

Daarom moeten we net zoveel als voor de formulering oog hebben voor de positionering van onze kernboodschappen en voor de visualisering ervan. Wat belangrijk is moet bovenaan/vooraan staan en het moet in het oog springen zodat ook de gehaaste lezer (en wie is dat niet?) meteen mee is. Bovendien moeten we niet bang zijn om kernboodschappen op de verschillende tekstniveaus te herhalen: een gemiddeld krantenartikel en een radionieuws herhalen de essentie ook al gauw een keer of drie. En geen mens die zich daaraan stoort.


Hou het vakjargon binnenskamers

Foto Jef vakterminologie

Ik keek wel even op toen ik een tijdje geleden een brief in handen kreeg met als onderwerpregel ‘Uw ontlasting’. Daarover had ik niet meteen een boodschap verwacht van de FOD Financiën.

Vaktaal maakt iedereen het leven gemakkelijker, maar we moeten er toch voor oppassen dat we ze niet gaan exporteren buiten onze eigen organisatie. Naar onze klanten, bijvoorbeeld. Zij krijgen al snel het gevoel buitengesloten te worden wanneer ze geconfronteerd worden met terminologie die hen niets zegt.

Of met termen die buiten het eigen vakgebied een heel andere betekenis hebben. Wat te denken bijvoorbeeld over het bord ‘Gevaarlijke verondieping havengeul’? Voor schippers is dat gewone kost, zo blijkt, maar ik moest toch even nadenken toen ik dat zag.

Wat mijn ontlasting betreft is alles in orde overigens: ze is voorzien voor drie maanden na het ontvangen van het ‘schrijven’. Weer iets om naar uit te kijken, dus.


Overtuigend formuleren: meer effect met minder woorden

Foto Jef Overtuigen

Je hoort wel eens zeggen dat een weblezer niet ‘leest’ maar ‘scant’. Dat is inderdaad zo. Net zoals de krantenlezer en de rapportenlezer scannen. Tot ze wat tegenkomen dat voor hen nieuw en relevant is. Dan beginnen ze écht te lezen. Net zoals de weblezer echt begint te lezen wanneer hij wat nieuws en relevants vindt.

Eigenlijk is het dus een fabeltje, van dat scannen. Het enige verschil is dat de weblezer misschien wat ongeduldiger is. En dat hij daarom liever een gefileerde tekst heeft, een tekst die ontdaan is van ballast maar die inhoudelijk volledig blijft.

Misschien wel, ja.

Maar vergelijkt u eventjes volgende twee versies van een webtekst. U merkt meteen dat fileren begint bij het schrappen van herhalingen en lege woorden. Ook direct formuleren in een verzorgde spreektaal levert flink wat winst op.

 

Oorspronkelijke versie (142 woorden)

Bij ‘groene’ gebouwen gaat het niet alleen om het gebruik van gerecyclede materialen en energiebesparing. Het creëren van een prettige en aantrekkelijke omgeving staat in prioriteit op z’n minst op gelijke voet met het minimaliseren van milieueffecten. En een goed binnenklimaat vormt daar een belangrijk onderdeel van. Behalve het voordeel in gebruikskosten van een duurzaam ontwerp zal het algehele welzijn van de mensen die zich in een gebouw bevinden zijn weerslag hebben op hun productiviteit. Werkruimten die comfortabel zijn, daglicht hebben en werknemers vrij zicht naar buiten bieden, kunnen bovendien het personeelsverloop en ziekteverzuim beperken.

Bij een goed binnenklimaat komen minstens vijf zaken kijken:

  • Visueel comfort
  • Thermisch comfort
  • Akoestisch comfort
  • Luchtkwaliteit

De oplossingen en producten van Henogor zijn er speciaal op gericht het binnenklimaat te verbeteren en energie te besparen. Daarmee scheppen ze een omgeving die aangenaam, gezond, productief en duurzaam is.

Gefileerde versie (68 woorden)

Herwonnen materialen, energiebesparing en lagere gebruikskosten, daar gaat het in groene gebouwen om. Maar een prettige omgeving met een aangenaam binnenklimaat is net zo belangrijk.

Uw medewerkers voelen zich goed in comfortabele werkruimten met daglicht en vrij zicht naar buiten. Daardoor stijgt hun productiviteit en daalt het verzuim en het personeelsverloop.

Een goed binnenklimaat, dat is:

  • een aantrekkelijk uitzicht
  • een sfeervolle warmte
  • een behaaglijk geluid
  • een verkwikkende lucht

Maakt het dan uit of de gefileerde versie in print of op een website verschijnt? Neen toch? Met de gefileerde versie scoort u altijd beter, zowel op papier als op scherm.

Meer leren over sterke teksten schrijven? Vraag nu meer info over de workshops Wervend (web)teksten schrijven


Wervend communiceren: begin uw boodschap niet met een voorwaarde

Afbeelding Scribcomm

Een envelop van Proximus gevonden bij de post. Fijn nieuws naast het adresvenster: Proximus komt mijn internetaansluiting de dag zelf nog herstellen. Als het nodig is.

Ik hoor het de Proximus-klanten al roepen: natuurlijk is dat nodig, Proximus!

Het is echt geen goed idee om een wervend bedoelde boodschap te starten met een beperking of een voorwaarde. Want wat zegt Proximus hier: ‘Ja, jongens, we komen niet zo maar voor elk akkefietje de deur uit.’ En tegelijkertijd zit er de impliciete boodschap bij dat Proximus zelf wel zal bepalen wanneer dat nodig is.

De toevoeging ‘En die van u?’ is ronduit gedurfd: mijn internetaansluiting is nog nooit – hout vasthouden – aan herstelling toe geweest. De envelop kan dus ongeopend bij het oude papier.


Geslagenhondcommunicatie: liever geen sorry

De Lijn_Sorry

De lijnfilms – ja, zo heet dat – op de bussen van De Lijn in de provincie Antwerpen hebben tegenwoordig een hoog sorryniveau. Dixit boodschappen als ‘Sorry, mijn collega pikt u op’, ‘Sorry, even pauze’ of ‘Sorry, morgen weer tot uw dienst’.

Het siert een organisatie dat ze goed wil communiceren met haar klanten. Maar dat gesorry – voor iets waarvoor echt geen excuses nodig zijn, dan nog – creëert het beeld van een organisatie die voortdurend in de fout gaat en die zich voortdurend moet verontschuldigen. Zeker omdat de ‘sorry’ gewoonlijk in een grotere letter staat.

Die ‘sorry’ is trouwens de moderne variant voor het ‘bedankt voor uw begrip’ dat je nog altijd vooral te onpas ziet opduiken. Dat is ook een beetje geslagenhondcommunicatie.

Weglaten dus, die sorry’s. Of ze zeker toch op tijd uitschakelen: de ‘Sorry, even pauze’ las ik pas nog op een bus die me op de autosnelweg voorbijreed. Gas planché.


2015 herzien

De statistieken hulpaapjes van WordPress.com heeft een 2015 jaarlijks rapport voor deze blog voorbereid.

Hier is een fragment:

In een New York City metro-trein passen 1.200 mensen. Deze blog werd in 2015 ongeveer 3.900 keer bekeken. Als je blog een NYC metro-trein zou zijn, zou die ongeveer 3 reizen nodig hebben voordat die zoveel mensen zou kunnen vervoeren.

Klik hier om het complete rapport te bekijken.