Mosselen van goede afkomst

Een begeleide fotowandeling rond overtuigend zakelijk communiceren

> meer info

Overtuigend communiceren: een beetje meer lef a.u.b.

afbeelding lef

Gisteren hoor ik een spreker bij het begin van zijn presentatie aankondigen dat hij ‘zal trachten om dit concept zo duidelijk mogelijk toe te lichten’.

Oei oei, denk ik dan, als dat maar goed komt! Want er zit tweemaal twijfel in die aankondiging:

  • Als hij zegt dat hij zal proberen om dat concept toe te lichten is hij er zelf niet zeker van dat het hem gaat lukken.
  • En met ‘zo duidelijk mogelijk’ zegt hij dat helemaal duidelijk toch iets te hoog gegrepen zal zijn.

Een beetje meer lef mag dus wel.

Daaraan ontbreekt het ook in mails en brieven die eindigen met boodschappen als ‘Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben over ons aanbod.’ Hoop doet leven, jawel, maar ik vind dat je ze beter schrapt, twijfelwoorden zoals denken, proberen, kunnen en hopen. Want om te overtuigen moet je zelf overtuiging uitstralen.

Met lef geschreven klinkt zo’n boodschap helemaal anders: ‘Zo heeft u een helder beeld van wat wij voor u kunnen betekenen.’

Hola, hoor ik u zeggen: daar staat toch nog een ‘kunnen’ te blinken? Inderdaad: we moeten nog wat verder gaan: ‘Zo heeft u een helder beeld van wat wij voor u zullen betekenen.’

Nu wil het geval dat ik dit voorbeeldje wel eens in mijn trainingen rond overtuigend adviseren gebruik. De passage over het heldere beeld krijg ik gemakkelijk verkocht. Maar het vervangen van ‘kunnen’ door ‘zullen’ is voor sommige deelnemers een brug te ver. Eigenaardig genoeg is hun bezwaar vaak dat dit ‘te Hollands’ is. Lef is Hollands, dus.

Anderzijds: veel schrijvers verdenken ook hun lezers  niet bepaald van lef wanneer ze schrijven ‘Als u nog vragen heeft, aarzel niet om contact met mij op te nemen.’ Waarom zouden die lezers in godsnaam moeten aarzelen? Zijn de schrijvers dan zo afschrikwekkend? Zullen ze bijten, misschien?

‘Als u nog vragen heeft, zal ik die met plezier beantwoorden.’  Dat moet daar staan.


Geachte Mevreer: welke aanspreking gebruikt u voor transgenders?

Foto transgender

Ik wist er niet meteen een antwoord op, op de vraag of je transgenders met mevrouw of mijnheer aanspreekt in brieven of mails. Gewoon Geachte + Voornaam + Familienaam leek mij nog niet zo’n slecht idee.

Gelukkig heb ik voor zo’n vragen een betrouwbaar adres waar ik altijd terecht kan: de Taaltelefoon. Zijn ze er daar al uit wat de transgenderaanspreking betreft? Leest u even mee.

Antwoord Voor zover wij weten, is er op dit ogenblik in het Nederlands geen specifieke aanspreekvorm voor transgenders die algemeen gangbaar is. Als u een algemene aanhef zoals Geachte heer, geachte mevrouw liever niet gebruikt, kunt u bijvoorbeeld een aanhef als Geachte + voornaam + achternaam gebruiken. Zo’n aanhef heeft als voordeel dat het geslacht van de aangesproken persoon daarin niet aan de orde is. Sommige transgenders verkiezen een aanspreekvorm met mevreer, maar in de praktijk is die vorm (nog) niet ingeburgerd.
Toelichting In de praktijk is over deze kwestie weinig informatie te vinden. In het Engels wordt de titel Mx gebruikt door verschillende overheidsinstellingen en andere organisaties. De titel is bijvoorbeeld ook in de online Oxford Dictionaries opgenomen: http://www.oxforddictionaries.com/definition/english/mx#nav2. Een vergelijkbare vorm voor het Nederlands is er volgens ons (nog) niet. Vooral in transkringen wordt er wel over alternatieve benamingen nagedacht. Zo wordt door sommige transgenders mevreer (ook wel: vreer) voorgesteld, een samensmelting van mevrouw en mijnheer, maar in de praktijk is die vorm (nog) niet erg ingeburgerd. Zie ook: www.standaard.be.

We hebben voor uw vraag ook contact opgenomen met het Transgender Infopunt. Ook daar heeft men op dit ogenblik geen weet van een algemeen gangbare aanspreekvorm in het Nederlands voor transgenders. Een aanhef zoals Geachte voornaam + achternaam is volgens het Infopunt wel bruikbaar. Dat is een combinatie van formele en informele elementen die we normaal gezien niet aanraden, maar die in deze context wel een oplossing kan bieden. Zie ook: http://www.taaltelefoon.be/brieven-en-e-mails-de-aanspreking.


Over de pr-waarde van uitschrijfmeldingen

uitschrijven-voor-e-mail

Kent u dat gevoel, dat u meer nieuwsbrieven in uw inbox krijgt dan u lezenderwijs aankan? Uitschrijven is dan de boodschap.

Ik deed dat gisteren nog. Ik schreef me uit van een meer dan degelijke maar mij iets te commerciële nieuwsbrief en kreeg volgende mededeling. ‘Wij noteerden dat u niet langer via e-mail op de hoogte wenst gehouden te worden van interessante aanbiedingen van XXXX.’

Dat hautaine toontje, dat kan tellen als stijlbreuk. Hoe dom kan een mens zijn als hij niet op de hoogte wenst gehouden te worden van onze interessante aanbiedingen? Slechte verliezers, denk ik dan. Terwijl ik nota bene wel klant ben en blijf.

Er schort wel vaker wat aan die uitschrijfboodschappen. Wat denkt u van de volgende? Hij komt van een bedrijf dat websites ontwikkelt. ‘We vinden het jammer dat je je hebt uitgeschreven. Hopelijk is het niet omdat je denkt dat je website niet beter kan.’ Los van het feit dat je dit tweemaal moet lezen voor je mee bent, krijg je ook nog een trap achterna. Want wij weten dat je website wel beter kan, ook al hebben we hem nog nooit bekeken.

Neen, voor mijn part kunnen uitschrijfbevestigingen beter kort zijn. ‘Je bent succesvol uitgeschreven.’ En vooral niet teveel aandringen: ‘Ben je zeker dat je onze nieuwsbrief niet meer wil ontvangen?’ Of: ‘Misschien wil je ons wel volgen via Twitter of onze nieuwe artikelen lezen via RSS?’ Die kans is klein.

Soms staat er in plaats van uitschrijven of opzeggen onderaan de nieuwsbrief ook wel eens een eigen vondst. Zoals het geïrriteerde adieu dat me in de mond gelegd wordt in ‘Ik wil nooit nog een mail van XXXX ontvangen.’

Zo hoog zit het me ook weer niet, jongens.


Schrijf vanuit positieve herkenning

PIKANT

Herkenning is een mooi ding, maar het is geen goed idee om daarvoor oude vooroordelen uit de kast te halen. Neem nu de affiche voor Pi-Kant, de tentoonstelling over kantwerk die dit jaar de provincie Antwerpen rondreist. Volgens die affiche is dit ‘Een reizende expo die komaf maakt met het ouderwetse imago van kantwerk en de oneindige mogelijkheden toont’.

Moet dat nu echt, dat ‘ouderwetse imago’? Dat starten vanuit de vooroordelen die je wil weerleggen? Dat schrijven vanuit het defensief? Ik vind van niet.

Terwijl de organisatoren goed weten hoe het moet, kijk maar naar de website van het Turnhoutse Taxandriamuseum. Daar begint de aankondiging van de expo vol overtuiging met ‘Kant is hot en sexy.’

Dat is gesproken! En ook vanuit herkenning, maar dan positieve.

Een variant. Het radiospotje voor bioproducten dat dezer dagen loopt, zegt dat bio ‘veel meer is dan sapjes’. Want bio is ‘alles wat je lekker vindt’. Weer eerst even het cliché oprakelen dus, terwijl de boodschap ‘alles wat je lekker vindt’ echt wel op eigen benen kan staan.

Ronduit dramatisch wordt het in de brochure van dat OCMW: ‘Nog te veel mensen hebben een negatief beeld van een rusthuis. Ze denken meteen aan een ziekenhuissfeertje waarin senioren in eenzaamheid de rest van hun dagen slijten. Natuurlijk hebben bejaarden die naar een woonzorgcentrum gaan nood aan verzorging. Maar dat betekent niet dat ze onmondig worden en het leven stopt in een rusthuis.’

Hoe het dan wel kan? De auteur zelf herschreef deze tekst tijdens een van mijn workshops wervend schrijven: ‘OCMW Zevenbergen kiest voor zorg die draait rond huiselijkheid en zelfstandigheid voor de rusthuisbewoners. Onze woonzorgcentra zijn open en warme huizen. Waar de bewoners en hun familie centraal staan en zich thuis voelen. En waar plaats is voor amusement en plezier, voor lekker eten en drinken, voor cultuur, voor respect en privacy.’

Dat geeft een heel ander gevoel, toch?


Actiegericht formuleren: deze 6 basistechnieken zetten u op weg

Afbeelding actie

Het is apart werk soms,  schrijftrainingen geven voor een publiek dat schrijven eerder beschouwt als tijdverlies. Maar ik blijf er vrolijk bij. Want in die trainingen gaat het naast technieken om betere teksten te schrijven ook over technieken om efficiënter – lees sneller – te schrijven. En daar hebben de deelnemers wel oren naar, ook in technische omgevingen.

Zo was ik pas aan de slag met werfleiders uit de bouwsector. Het ging over actiegericht formuleren. Bekijkt u even de afspraken die we maakten tijdens die training via deze 6 basistechnieken om actiegericht te formuleren.

Trouwens: na de training zagen de mannen het schrijven al een pak beter zitten.


Krachtig overtuigen: denk ook aan de positionering en de visualisering

Een interessante test: vraag enkele collega’s om de nota te lezen die je net geschreven hebt. Vraag hen daarna de  belangrijkste inhouden te markeren en vergelijk dan hun markeringen. De kans is erg groot dat zij passages hebben gemarkeerd die voor jou minder belangrijk zijn. Of nog erger: misschien vindt elk al die collega’s wel andere dingen belangrijk.

Je mag het dan wel vergeten dat je tekst zal overtuigen, want de eerste voorwaarde daarvoor is dat de lezers het met je eens zijn over wat belangrijk is.

Meestal hanteren we tekstelementen om dat belang te onderstrepen: we schrijven dan ‘een essentieel aspect’, ‘een belangrijke conclusie’ of ‘we moeten daarbij in de eerste plaats oog hebben voor’. Maar we vergeten daarbij dat de formulering de minst in het oog springende techniek is om de essentie eruit te laten springen.

Ook al schrijven we ‘Een essentiële succesfactor is een directe communicatie met de vloer.’, de kans is klein dat zo’n mededeling gelezen wordt als ze verloren staat ergens halverwege in een lange alinea. Dat is verstoppertje spelen.

Daarom moeten we net zoveel als voor de formulering oog hebben voor de positionering van onze kernboodschappen en voor de visualisering ervan. Wat belangrijk is moet bovenaan/vooraan staan en het moet in het oog springen zodat ook de gehaaste lezer (en wie is dat niet?) meteen mee is. Bovendien moeten we niet bang zijn om kernboodschappen op de verschillende tekstniveaus te herhalen: een gemiddeld krantenartikel en een radionieuws herhalen de essentie ook al gauw een keer of drie. En geen mens die zich daaraan stoort.


Hou het vakjargon binnenskamers

Foto Jef vakterminologie

Ik keek wel even op toen ik een tijdje geleden een brief in handen kreeg met als onderwerpregel ‘Uw ontlasting’. Daarover had ik niet meteen een boodschap verwacht van de FOD Financiën.

Vaktaal maakt iedereen het leven gemakkelijker, maar we moeten er toch voor oppassen dat we ze niet gaan exporteren buiten onze eigen organisatie. Naar onze klanten, bijvoorbeeld. Zij krijgen al snel het gevoel buitengesloten te worden wanneer ze geconfronteerd worden met terminologie die hen niets zegt.

Of met termen die buiten het eigen vakgebied een heel andere betekenis hebben. Wat te denken bijvoorbeeld over het bord ‘Gevaarlijke verondieping havengeul’? Voor schippers is dat gewone kost, zo blijkt, maar ik moest toch even nadenken toen ik dat zag.

Wat mijn ontlasting betreft is alles in orde overigens: ze is voorzien voor drie maanden na het ontvangen van het ‘schrijven’. Weer iets om naar uit te kijken, dus.