Mosselen van goede afkomst

Een begeleide fotowandeling rond overtuigend zakelijk communiceren

> meer info

Instructief communiceren: laat geen interpretatieruimte

IMG_0389

De stad Turnhout bindt de strijd aan met wildvoederaars: het moet gedaan zijn met het voederen van kippen, want dat trekt ratten aan. Vanuit een eerlijke zorg om de ‘inwoners’ door goede informatie van het wildvoederen af te brengen, heeft de stad daarom bovenstaande mededeling geplaatst. Een mededeling waarin geen plaats is voor een u-tje meer, maar wel voor een ‘ter beschikking’ en een ‘bijgevolg’.

Maar dat terzijde. Ik vind deze boodschap toch wat veel leeswerk. En de kernboodschap staat pas onderaan. Want dat ‘Ik ben voldaan, dank u’ van die kip springt wel in het oog, maar het is een mededeling voor goede verstaanders. Bovendien zegt de tekst ‘Kippen krijgen dus best geen overvloed aan voedsel.’ Dat al te brave ‘best’, dat is de deur openzetten. Ook dat woord ‘oproep’ is mij wat te vrijblijvend. Daardoor laat deze instructie te veel interpretatieruimte.

Het resultaat? Inderdaad, wie die daar met zijn bijeengespaarde oude brood aankomt, vindt dat één keer toch geen kwaad kan. De ratten zullen lachen.


Pestcommunicatie: vermijd informatie die er (allang) niet meer toe doet

pestcommunicatie

Vanochtend was het weer van dattem. Dan mag een mens al eens een echte brief – van een groot bedrijf zowaar – uit de bus halen en dan begint die met de mededeling dat de postbode is geweest bij dat bedrijf. Want wat lees ik? ‘Wij melden u de goede ontvangst van uw schrijven dd. 9 augustus 2015 omtrent de mogelijkheid om‘ en nog zo wat. Ongemeen interessant toch, te mogen vernemen dat de post nog werkt?

Een variant: hoor ik laatst een econoom – knappe bol, tien boeken geschreven – zijn presentatie openen met de boude mededeling dat we in economisch moeilijke tijden leven. Waarop hij gelijk nog verrassender uit de hoek komt met de boodschap dat er een bankencrisis is geweest en dat China de wereldeconomie steeds meer bepaalt. Tien minuten is die bezig voor zijn toehoorders iets mogen vernemen dat ze nog niet wisten. Geeuw, geeuw.

Ik vind dat pestcommunicatie. Die dooddoeners, dat altijd weer openen met informatie die er niet (meer) toe doet.

Dat je zoiets doet als je wordt geïnterviewd, daar kan ik mee leven, daar is dat gewoon pause for thought. U kent dat wel: het woordengordijn dat publieke figuren in interviews soms ophangen om wat tijd te kopen waarin ze snelsnel een plausibel antwoord kunnen bedenken. Al beheerst niet iedereen deze techniek even goed. Zo hoorde ik pas nog een politica zeggen ‘U vraagt mij om een inschatting te maken van een mogelijke de reactie in de ons omringende buurlanden.’ Dat was als antwoord op de vraag ‘Hoe zullen onze buurlanden hierop reageren?’

Neen, de oorzaak van lege intro’s in teksten is een heel andere dan pause for thought. Je moet het schrijven eigenlijk als een sportprestatie zien en de schrijvers als sporters. En sporters hebben een opwarming nodig voor ze een prestatie kunnen neerzetten. Aan die opwarming is nauwelijks iets te beleven, het ziet er trouwens vaak uit als wat nietsnutterige bezighouderij. En daar loopt het in de zakelijke schrijverij vaak mis: de auteurs vergeten hun opwarming eruit te gooien. Of ze willen gewoon niet: ze hebben zo hard moeten zwoegen om op dreef te geraken dat schrappen haast heiligschennis wordt.

En toch, als we nu eens met z’n allen afspreken om principieel onze eerst geschreven zin(nen) te schrappen? Dan hebben we misschien de laatste ‘Zoals iedereen weet’ mogen lezen.


Overtuigingscommunicatie: wat fout geïnterpreteerd kán worden, wordt ook fout geïnterpreteerd

Foto Syntra

Iemand die een nieuwe kans krijgt, die heeft een vorige kans verprutst. Als je dan in een advertentie over ‘nieuwe kansen’ spreekt, dan spreek je daarmee een doelgroep van, hoe zal ik het zeggen, mislukten aan. En als je dan, zoals Syntra doet, spreekt over ‘+ 500 nieuwe kansen’, dan heb je die doelgroep erg veel te bieden, zo lijkt het.

Die ‘nieuwe’ is er dus te veel aan.

Syntra bedoelt met dat ‘nieuwe’ zeker niet dat het om 500 nieuwe opleidingen gaat. Maar wat ze er wel mee bedoelen? Ik zou het niet weten.

Wat ik wel weet: we moeten in onze communicatie bijna pietepeuterig zoeken naar mogelijk dubbelzinnige interpretaties van onze boodschap om zo die dubbelzinnigheden weg te werken. Want daarvan kunnen we zeker zijn: wat fout kan geïnterpreteerd worden, wordt fout geïnterpreteerd. Dus we kunnen dat beter zelf proberen te doen.

Vandaar het veilige regeltje uit overtuigingscommunicatie: gebruik bijvoeglijke naamwoorden die uitsluitend positief evaluerend geïnterpreteerd kunnen worden. En je mag er best gul mee zijn. Iedereen weet dat alle pijnstillers snelwerkend zijn, maar als ik kan kiezen tussen een ‘pijnstiller’ en een ‘snelwerkende pijnstiller’, dan kies ik voor de tweede.


Wat kunnen tekstschrijvers leren van puzzelaars?

puzzelstukken

Stel je de puzzelaar voor die koste wat kost eerst alle puzzelstukjes op de bovenste rij wil leggen voor hij naar rij twee overgaat om daar hetzelfde te doen. Inderdaad, arme drommel!

Gelukkig zijn er niet veel puzzelaars van dat soort. Puzzelaars die van aanpakken weten, beginnen immers ergens centraal en werken zo naar de buitenkanten toe.

Stel je de notaschrijver voor die koste wat kost eerst de eerste zin van zijn inleiding wil schrijven voor hij naar zin twee overgaat. En dan naar zin drie, enzoverder. Inderdaad, arme drommel!

Toch zijn er veel auteurs van dat soort. Auteurs die van aanpakken weten, beginnen immers ergens centraal te schrijven. Zij schrijven eerst de passages die hen goed liggen. Dat zijn meestal de stukken die de kern van de tekst bevatten. De stukken ook die het makkelijkst schrijven omdat de auteurs daar expertisegewijs een thuismatch spelen. Pas daarna komt de omkadering, waartoe de inleiding behoort. En die schrijft dan ook een stuk vlotter.


Telenet en de 10 Miles: vermijd verdoken meningen

foto ten miles

Het Telenet-spotje op tv al gezien? Dat van: ‘In slaap gevallen? Met Telenet Play More kan je dit programma tot zeven dagen herbekijken’. Echt complimenteus voor tv-makers vind ik dat niet. Want eigenlijk zegt dat spotje gewoon dat het slaapverwekkend was, het programma dat net is afgelopen.

Verdoken oordelen: ze zijn gevaarlijk. Ze zijn niet zo bedoeld natuurlijk, maar ze kunnen wel dubbelzinnig geïnterpreteerd worden en dat moeten we koste wat kost vermijden.

‘De workshop gaat buiten door in de bloemenserre na sluitingstijd zodat je niet gestoord wordt door andere bezoekers.’ Verdoken oordeel: andere bezoekers zijn lastverkopers. En: ‘Ben je op zoek naar een leuke of educatieve uitstap?’ Verdoken oordeel: leuk en educatief gaan niet samen.

Op 26 mei werd de Antwerp 10 miles gelopen. De eerste lopers startten om 15.00 uur. De aankondiging van die start op het radionieuws werd gevolgd door de mededeling dat ‘de echte sportievelingen’ die ochtend de Antwerp Marathon hadden gelopen. Al een geluk dat ze dat niet konden horen, de 40.000 watjes die de 10 miles liepen.


Schermleesbaarheid verhogen: deze tool onderscheidt hoofd- van bijzaak

Allemaal goed en wel, dat online kennisdelen, maar als ik op het web een artikel wil lezen hoef ik daar geen reclame van Zalando, Belvilla of andere Beobanks bij te krijgen. Zeker niet als het om een langere tekst gaat.

Daarom heb ik Readability geïnstalleerd (www.readability.com), een software die mijn scherm helemaal opschoont zodat ik alleen de tekst overhoud waar het mij om te doen is. Goed voor de concentratie en de schermrust dus. Bovendien presenteert Readability de tekst in een vormgeving die helemaal is aangepast aan de inzichten rond snel en efficiënt lezen. In een tijd waarin we steeds meer paperless gaan werken, geen overbodige luxe.

Bekijk hieronder alvast een tekst in de originele en in de Readability-versie. Ik denk te weten welke u het liefst zou lezen.

Scherm zonder readability:

Knipsel 1

Scherm mét readability:

Knipsel 2

In de workshops ‘Op naar paperless?’ leren de deelnemers technieken om teksten makkelijk schermleesbaar te maken en krijgen zij tools mee om schermteksten efficiënt te lezen.


Positief formuleren: vermijd het opgeheven vingertje

weer-een-auto-minder

Met alle respect voor 11.11.11.: ik hang het niet onder mijn fietszadel, dat plaatje ‘Weer een auto minder’. Niet omdat ik tegen fietsen ben. Integendeel. Wel omdat ik die tekst zuur vind tegenover automobilisten. Die hadden misschien ook liever op hun tweewieler gezeten. Bovendien: wie weet rij ikzelf morgen weer met mijn wagen rond en dan heb ik niet veel recht van spreken.

Maar de belangrijkste reden dat ik het plaatje niet onder mijn zadel hang, is dat ik het niet heb voor het opgeheven vingertje dat vaak het neveneffect is van negatieve formuleringen.

Neen, geef mij dan maar zo’n fietstas van de fietsersbond met daarop de boodschap ‘Weer een fiets bij!’ Dat is tenminste positief geformuleerd. Al had er misschien beter ‘Weer een fietser erbij’ gestaan, dat bekt beter. Maar ik wil niet chagrijnig doen.

fietstasFB1-kl

Anderzijds heeft het 11.11.11.-plaatje dan weer het voordeel dat het ook op andere plaatsen dan onder een fietszadel bruikbaar is. Ik kijk eigenlijk al lang uit naar de eerste moto met zo’n plaatje. Of een tractor. Een straaljager misschien?


Uw afwezigheidsassistent: een unieke kans om sterk te communiceren

Foto afwezigheidsassistent

Mijn eerste inkomend bericht vanmorgen begon zo: ‘Ik ben afwezig tot 2 april en heb slechts een beperkte toegang tot mijn mails.’

Afwezigheidsmeldingen hebben door de band weinig te zeggen. Maar toch lezen we ze. Altijd. Het is misschien een idee om ervoor te zorgen dat er wat leuks te rapen valt?

Want zeg nu zelf, wat stelt dat voor, die ‘beperkte toegang’? Ik denk dan: die gaat tijdens zijn vakantie wel eens een koffietje drinken in een internetcafé. Dus ik zal mijn antwoord wel eerder krijgen. Je kan beter gewoon zeggen dat je tot 3 april je mails niet zal lezen. Of, positief: dat je ze vanaf 3 april zal lezen. En dat je dan snel zal reageren.

Maar waarom niet zo nu en dan een bericht als: ‘Tot 2 april neem ik deel aan het Marketworld-congres over de recente evoluties in de digitale marketing. Vanaf 3 april kan ik alles wat ik daar opsteek met u delen. Ik zal dan uiteraard ook uw bericht snel beantwoorden.’ Afwezig, maar toch goed bezig dus.


Paperless schrijven: het radionieuws-principe

paperless-key

Te oordelen aan de printvolumes die we nog altijd produceren, is het nog niet voor morgen, het paperless werken. We schrijven dan wel op het scherm, maar we blijven lezen op papier.

Daar kunnen we van alles aan doen. Onze teksten anders structureren bijvoorbeeld: de inhoud van de hele tekst moet immers al op het eerste scherm staan. Dan hoeft de lezer niet eerst door de hele tekst te scrollen (wat hij toch niet doet) en heeft hij al zicht op de structuur en de belangrijkste ideeën uit de tekst.

Bekijk even de tekst over Tweedetaalverwervingsproces in de versie voor en versie na. Een van de verschillen is dat de schermversie (de ‘versie na’ dus) het radionieuwsprincipe toepast: bij het begin komen de hoofdpunten, daarna worden die herhaald met de details erbij.

Deze techniek werkt uiteraard alleen als we inhouddragende titels gebruiken die samenvatten wat eronder komt. Titels als aanleiding of voorstel doen dat allerminst. Een tip: schrijf je titel pas als de tekst eronder af is en vermijd éénwoordtitels. Even wennen misschien, maar een plezier voor je lezer.


 

Tijdens mijn workshop Op naar paperless: schrijven en lezen op het scherm leer je teksten te structureren en te visualiseren zodat ze optimaal schermleesbaar zijn en oefen je technieken om teksten doeltreffend te lezen op het scherm.


Lezersgericht formuleren: Liever geen begrip

Liever geen begrip

(Foto Jef Raeymaekers)

Zo is dat: als we om vriendelijkheid moeten vragen, is dat meestal omdat onze bezoekers uit zichzelf niet zo vriendelijk zijn. Of omdat wij hen ervan verdénken dat niet te zijn. Omdat we achterdochtig zijn, dus. En dat mogen de lezers-koffieslurpers  hier gerust weten.

Er is zoiets als reglementitisch, een pseudo-vriendelijk taaltje dat eigenlijk een reglement is in een zondags pak.

De regels zijn gemakkelijk:

  • Regel 1: zeg alles tweemaal. De eerste keer algemeen, de tweede keer concreet. De concrete versie van ‘de zaal netjes achter te laten’, dat zijn de tassen en de andere rotzooi. (Zoek trouwens op Google afbeeldingen eens een tas waaruit je koffie kan drinken.)
  • Regel 2: zorg voor een paar goede ouderwetse passiefvormen zodat er geen ‘je’ of ‘u’ meer te bekennen valt.
  • Regel 3: schrijf zo formeel mogelijk. Suikerzakjes werp je niet in de afvalbakjes, die deponeer je. Lege toch.
  • Regel 4: zorg zo nu en dan voor een impliciet verwijt aan de lezer en zeg hem bijvoorbeeld dat hij de koffiedames behandelt als meiden voor alle werk.

Als je de lezer hiermee deskundig op stang hebt gejaagd, kan je hem bij wijze van ironische afsluiter nog even om begrip vragen. Dat is helemaal lachen geblazen: je moet dus begrip hebben voor een vraag om iets te doen wat je waarschijnlijk spontaan zou doen als er niet zo’n achterdochtige boodschap zou hangen.

Want zeg nu zelf, als u zo’n boodschap ziet hangen, u krijgt toch ook zin om een leeg suikerzakje naast de afvalbakjes te deponeren? Of om propere tassen te stapelen op de vensterbank? Zo nu en dan.